Comment se déroule une mission, du premier appel au suivi

Les sept étapes, ce que nous produisons, ce que vous décidez, et ce qui vous reste à la fin.

Le déroulé d'une mission, en sept étapes

  1. Étape 1, premier échange et cadrage du besoin

    En visio ou au téléphone. Vous décrivez votre entreprise, votre effectif, les conventions que vous appliquez et ce qui vous inquiète. Nous délimitons le sujet, nous écartons ce qui n'en fait pas partie, et nous vous disons franchement si cela entre dans notre périmètre.

  2. Étape 2, la proposition écrite

    Un document unique : le périmètre exact, les livrables listés un par un, la méthode, les personnes à rencontrer, le calendrier et le prix, au forfait ou au temps passé avec un plafond. Vous signez, ou pas.

  3. Étape 3, la collecte des pièces et les entretiens

    Une liste de pièces précise, un canal unique pour les déposer. Puis des entretiens : le dirigeant, les responsables, et les personnes qui tiennent au quotidien les tâches concernées. C'est là que l'écart entre le document et la pratique apparaît.

  4. Étape 4, l'analyse

    Nous confrontons trois choses : ce qui est écrit, ce qui est déclaré, ce qui se pratique. Chaque constat est rattaché à une pièce ou à un entretien, et au texte applicable. Rien d'affirmé sans source.

  5. Étape 5, la restitution

    Un rapport écrit, puis une réunion. Les constats sont classés par niveau de risque et par effort de correction. Vous posez vos questions, vous contestez ce qui vous paraît faux, vous arbitrez.

  6. Étape 6, le plan de correction

    Pour chaque constat retenu : l'action à mener, qui la porte chez vous, ce qu'elle demande, l'échéance que vous fixez. Les documents et les procédures qui manquaient sont remis avec leur mode d'emploi.

  7. Étape 7, le suivi

    Un point à distance de la restitution : ce qui a été mis en place, ce qui a bloqué, ce qui reste. Le format et la date du suivi sont fixés dans la proposition, pas improvisés à la fin.

Durée d'une mission, du premier échange à la restitution : TODO_FREEMAN_DUREE_MISSION. La valeur dépend du périmètre et de la disponibilité de vos interlocuteurs. Elle est écrite dans la proposition, et elle ne s'affiche ici que lorsqu'elle repose sur des missions réellement conduites.

La collecte et les entretiens, le point qui fait la qualité du reste

Un diagnostic ne vaut que par la matière qu'on lui donne. Sur le papier, beaucoup d'organisations tiennent. Ce qui se voit en entretien, c'est la règle que personne n'applique, le tableau que deux personnes remplissent différemment, la décision prise à l'oral et jamais écrite.

Ce que nous vous demandons

  1. Les contrats de travail et les avenants en cours, y compris les contrats courts.
  2. La convention collective appliquée, et les accords ou usages internes s'il en existe.
  3. Les supports de décompte du temps de travail : plannings, relevés, badgeuse, cahier.
  4. Les documents obligatoires existants : registre du personnel, affichages, document unique d'évaluation des risques.
  5. Un échantillon de bulletins de paie, pour en contrôler la cohérence à titre de diagnostic.
  6. Les documents de gestion des personnes : fiches de poste, comptes rendus d'entretien, plan de remplacement.
  7. L'organigramme réel, celui des décisions, pas celui du papier.
  8. Les sujets en cours : litige, contrôle, arrêt long, départ annoncé.

Chaque pièce demandée sert un constat. Si nous ne savons pas dire à quoi elle sert, nous ne la demandons pas.

Ce que nous faisons des écarts : vous recevez par écrit le détail de chaque écart, sa source et son niveau de risque. La décision de corriger vous appartient. Si un écart soulève une question de qualification juridique, nous vous mettons en relation avec un avocat, qui intervient en son nom propre. Nous ne modifions rien dans vos dossiers.

Mention de prudence : nos constats reposent sur les pièces remises et sur les déclarations recueillies en entretien, à la date de la mission. Nous ne pouvons pas garantir qu'ils couvrent tout, ni préjuger de l'issue d'un contrôle ou d'un litige. Nous vous signalons ce que nous voyons, et nous écrivons ce que nous n'avons pas pu examiner.

Intervenir sur un périmètre partiel, c'est possible

Vous n'êtes pas obligé de tout ouvrir d'un coup. Une mission peut ne porter que sur le temps de travail, ou que sur les fiches de poste d'un service. Le périmètre restreint est écrit, et ce qui n'a pas été examiné est dit noir sur blanc dans le rapport, pour que personne ne prenne le silence pour un feu vert.

Qui fait quoi, étape par étape

La règle ne change jamais. FREEMAN RH PRO analyse, propose, outille et documente. Vous décidez, vous signez, vous déclarez et vous mettez en œuvre. Nous ne prenons aucune décision à votre place et nous ne produisons aucun acte en votre nom.

Qui fait quoi, étape par étape
Étape Qui Quoi
Cadrage Vous Décrire la situation, dire ce qui vous inquiète, indiquer ce que vous ne voulez pas ouvrir
Cadrage FREEMAN RH PRO Délimiter le sujet, annoncer ce qui sort du périmètre, orienter ailleurs si ce n'est pas notre métier
Proposition FREEMAN RH PRO Rédiger le périmètre, les livrables, la méthode, le calendrier et le prix
Proposition Vous Accepter, faire modifier ou refuser. Rien ne démarre sans votre signature
Collecte Vous Remettre les pièces, ouvrir l'agenda des personnes à rencontrer, prévenir vos équipes
Collecte FREEMAN RH PRO Demander une liste précise, conduire les entretiens, signaler les pièces manquantes
Analyse FREEMAN RH PRO Confronter l'écrit, le déclaré et le pratiqué, rattacher chaque constat à sa source
Restitution FREEMAN RH PRO Remettre le rapport écrit, présenter les constats classés par niveau de risque
Restitution Vous Contester ce qui vous paraît inexact, arbitrer, choisir ce que vous corrigez
Plan de correction FREEMAN RH PRO Écrire les actions, remettre les documents et procédures qui manquaient, expliquer leur usage
Plan de correction Vous Fixer les échéances, désigner les porteurs, appliquer et faire appliquer
Question juridique Un avocat Rendre l'avis, rédiger l'acte, représenter en justice. Il intervient en son nom propre
Paie et déclarations Votre expert comptable ou votre service interne Établir les bulletins, déposer les déclarations. Nous auditons le processus, nous ne produisons pas l'acte
Suivi FREEMAN RH PRO et vous Faire le point sur ce qui est en place, ce qui a bloqué, ce qui reste

Vous n'avez que trois rendez-vous obligatoires dans une mission : le cadrage, la restitution, le suivi. Entre ces trois moments, nous avons besoin de vos pièces et du temps de vos équipes, pas de votre présence permanente.

Les échanges pendant la mission

L'interlocuteur

Sikou CAMARA, président de FREEMAN RH PRO, conduit la mission. Les pièces passent par TODO_FREEMAN_OUTIL_TRANSMISSION, les échanges par email et par téléphone sur TODO_FREEMAN_HORAIRES.

Les délais

Question courante : première réponse sous TODO_FREEMAN_DELAI_REPONSE, comme pour toute prise de contact. Question qui demande une analyse : accusé de réception dans le même délai, puis une date de réponse écrite annoncée dans cet accusé. Les délais de la mission sont ceux de la proposition signée.

Ce qui remonte tout de suite

Un constat qui vous expose sérieusement ne vous est pas annoncé à la restitution, il vous est signalé le jour où nous le voyons. Idem pour un sujet qui relève d'un avocat : nous vous le disons sur le moment, pas dans le rapport.

La fin de mission, et ce qui vous reste

Une mission de conseil doit vous laisser autonome. Si son seul effet est de vous rendre dépendant du consultant, elle est ratée.

  1. Ce que vous gardez. Le rapport de diagnostic, le plan de correction, les procédures, les fiches de poste, les trames d'entretien et les modèles remis. Ces documents sont à vous, vous les réutilisez et vous les modifiez sans nous.
  2. Le format. PDF pour le rapport, format modifiable pour tout ce qui est destiné à être complété.
  3. Les sources. Chaque constat porte la référence sur laquelle il s'appuie, pour que vous puissiez le faire vérifier par un tiers.
  4. L'arrêt de l'accompagnement récurrent. Par écrit, préavis d'un mois, durée d'engagement aucun engagement de durée. Les modèles déjà téléchargés restent à vous.
  5. Vos pièces. Les documents que vous nous avez confiés vous sont restitués ou détruits, à votre choix, sous TODO_FREEMAN_DELAI_RESTITUTION après la fin de la mission.
  6. La conservation. Durée légale applicable, puis suppression. Détail dans la politique de confidentialité.

Nous préférons que vous reveniez parce que le travail a servi, pas parce que vous ne pouvez pas faire sans.

Commencer par le cadrage

Le premier échange et la proposition ne sont pas facturés. À la fin, vous savez ce qu'une mission examinerait chez vous, et ce qu'elle produirait.

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